Inskannade fakturor och digitala kvitton – vilka arkiveringsregler gäller?

  • Hur länge ska jag spara bokföringen?
  • När kan jag slänga ett kvitto?
  • Vad vinner jag på att anlita ett inskanningsföretag?
  • Kan min redovisningsbyrå ta hand om min arkivering?

Detta är frågor som säkert många funderar över. Det finns en del arkiveringsregler som man ska ta hänsyn till i dessa frågor. Bland annat säger bokföringslagen att räkenskapsinformation, till exempel en leverantörsfaktura, ska sparas i det skick som materialet hade när det togs emot av företaget. Med det menas att fakturor och annat som fås i pappersform ska sparas i pappersform och sådant som fås digitalt ska sparas digital. Man kan dock för att kringgå detta föra över informationen från en form till en annan för att på så sätt till exempel förkorta ner tiden som materialet ska sparas i pappersform.

Enligt bokföringslagen är arkiveringstiden sju år och om man har fört över räkenskapsinformation från en form till en annan, till exempel genom scanning, ska det ursprungliga materialet ändå sparas i tre år. Det betyder alltså att en faktura som mottagits i pappersformat ska sparas i tre år med förutsättning att man sparar fakturan elektroniskt de kvarvarande åren. Det ska gå att finna fakturorna via varandra och då kan man till exempel ha samma identifikationsnummer på både pappersfakturan och den inskannade kopian.

Om du skulle anlita ett skanningsföretag eller din redovisningsbyrå att scanna och lagra räkenskapsinformationen åt dig är arkiveringstiden densamma som om du hade arkiverat materialet själv. Det är alltså ingen tidsvinst på arkiveringsmaterial om du skulle låta någon annan ta hand om arkiveringen. Något som är viktigt att känna till är att ett företag inte kan avtala bort sitt ansvar att arkivera, trots att man valt att köpa en arkiveringstjänst.

Eftersom det är företagets skyldighet att arkivering sker enligt bokföringslagen och att räkenskapsinformationen finns tillgänglig under hela arkiveringstiden är det viktigt att ha tydliga avtal med inskanningsföretaget eller redovisningsbyrån för att undvika frågetecken om man till exempel vill byta skanningsföretag och därmed flytta de elektroniska dokumenten.

Om du får en faktura via mail i PDF-format anses den ha ankommit i elektronisk form och ska därför sparas elektroniskt i sju år. Om mailet som fakturan skickas med inte innehåller någon information utöver det som finns på fakturan behöver du inte spara mailet, endast fakturan. Om du skriver ut fakturan som du fått på mail har du gjort en överföring från elektronisk form till papperform. Eftersom att överföringsreglerna blir tillämpliga måste du därmed istället spara den elektroniska fakturan i tre år och den utskrivna pappersfakturan i sju år.

Om man använder en foto-app eller sparar ett kvitto genom en fotokopia behöver papperskvittot sparas i tre år och den elektroniska kopian de resterande åren. Alltså samma regler som för en inskannad faktura.

Oavsett vilken slags räkenskapsinformation som förs över från en form till en annan ska det finnas ett samband mellan elektroniskt format och pappersformat för att på ett enkelt och bra sätt kunna hitta och förstå sambandet mellan den räkenskapsinformation som finns på papper och den räkenskapsinformation som finns lagrad elektroniskt.

Hör av dig till oss om du är intresserad av en genomgång kring dessa frågor.

2017-03-20T14:13:47+01:00